パソコンのファイル管理、どんな風にしてますか?

「あのファイルどこにやっちゃったかなぁ」なんてことをよくやってないでしょうか。

私の奥さんなんてファイル管理のルールがあんまりないみたいで、しょっちゅうみたいです (苦笑

ちゃんと欲しいときに欲しいものが取り出せて、それでいて手軽なやり方というのを、私はずっと探しています。

これまで何年も同じやり方で来たのですが、1年くらい前に思い切って新しいファイル管理方法を導入したら、シンプルで使い勝手のよいものだったので、そのやり方を紹介しますね。

これまでのファイル管理

以前のファイル管理方法は、言うなれば事業部制なファイル管理でした。

私がやっている活動をリストアップし、整理し、カテゴライズし、構造化していました。

旧ファイル管理方法

その結果、整理整頓はかなりよいもので、ファイルが見つからないということはほとんどありませんでしたが、

  • 新しいことをやろうとしたときに、どのフォルダにファイルを置くべきか一瞬悩んでストレス
  • ファイルにアクセスするのが軽くストレス (あれはあの案件だから、あそこの中のあそこにあるな、というのを考えてからアクセスすることになる)
  • フォルダ構成を変えるときは自分の中のルール改訂 (新しい解釈をつける)が必要でストレス

などといったことがあり、ぶっちゃけ面倒だな〜と思うときもあったんですよね。管理コストが高いというか。

古い会社なんかにあるしがらみと同じようなものです、、、

ここを詳しく書いていると本題に入るまでにやたら長くなるので、割愛します (笑

新ファイル管理

さて、私が取り入れた新しいファイル管理方法は、こちらのサイトのやり方にインスパイアされたものになります。

シンプルなファイル管理の方法を探していたときにたまたま見つけたもので、これは行けるんじゃないかと直感的に思い、採用してみたのがはじまりです。

基本は先のサイトの内容を踏襲していて、使っているうちに自分なりに解釈が進み多少アレンジはありますが、だいたいそのままにつかっています。

基本構成

フォルダの基本構成はこんな感じ。

  • @Inbox
  • @Archives
  • └2018-@Drafts
  • @Works

私はGoogle ドライブ直下にDocumentsというフォルダを作って、ほとんどのファイルはそこで管理しています。

このファイル管理をするにあたっても同じようにDocuments直下に@Inboxなどのフォルダをつくりました。

@Draftsは@Archivesの下に「2018」という年をまとめるフォルダを作って、その中に作ります。

なお、写真はPictures、動画はMoviesというフォルダに格納しています (Macユーザの方は馴染みがあるかもしれません)。

それ以外は全部このDocumentsに入ってきます。

こんな感じになります。

新ファイル管理方法

@Inbox

ひとまず箱、です。

どこにおいたらいいかわからないファイルはここに置きます。

メールに添付されてきたもの、サイトからダウンロードしてきたもの、などなど。

添付された文書に書き加えたり、それにともなって別のファイルが増えたりしてくるとプロジェクト化していきます。

プロジェクト化というのは、要はフォルダを作って、その中に関係するファイルをどんどん貯めこんでいく箱を作るイメージです。

ファイルが2つ以上になったら、もうプロジェクトです。

そのプロジェクトに関してのすべての情報はそのフォルダの中にあるように集約していきます。

プロジェクト化されたものは、作業が終わったら@Archivesの該当年フォルダの下に移動します。

もちろん、プロジェクト化されてない単品ファイルでも、もう作業することがなければ同じように移動します。

なお、ファイル名やプロジェクトのフォルダ名には日付を入れるのをオススメします。

「20180627_XXX対応」

のような感じで。

こうしておくことで、だいたいいつごろにやったものかがわかります。

日付まで入れるのが難しいにしても、せめて年月まではつけておくとよいでしょう。

作業開始日を入れてもいいし、完了予定日を入れてもいいです。その辺は自分ルールで。

私はだいたいプロジェクトの完了予定日を入れるようにしていますが、いつになるかわからないものは開始日を入れることもあります。

「ざっくり6月にやる」だったら、201806と年月だけフォルダの頭につけたりします。

@Archives

すべてのファイルの格納場所です。

直下に年のフォルダを作ります。

「2016」「2017」「2018」といった具合に。

その年に作業したすべてのファイルは、その年のフォルダの中にある、という状態にしていきます。

先にプロジェクトのフォルダ名やファイル名に日付を入れるのをオススメしたのは、1年間に作ったファイルやフォルダが、ここに全部格納されるからです。

「2017」のフォルダを見れば、日付の順番にプロジェクトフォルダが並んで、その年に、いつごろ、何をやったかが一覧化されます。

また、ファイルを検索するときにも有効で、そのプロジェクトに対応しただいたいの年月がわかっていれば、その年月あたりをキーワードに検索できます。

ブログの執筆のような、特定の時期ではなく年中やっているものに関しては、あえて日付を入れないフォルダにして、まとめています。

「ForMyOwnLife更新」

みたいな感じで。

こういう日付の入らないフォルダ (年中やってる)と、日付が入っているファイル (特定の時期に活動した)がその年のフォルダにワラワラ入っているイメージです。

こんな感じになります。

@Drafts

主にテキストファイルでの書き起こしに使う場所です。

ちょっとしたメモを作っておいたり、アイデアメモをおいたり。

ブログの原稿を書き始めたり、メルマガの原稿を書き始めたり。

とにかく思いついた文書の書き起こしをここでします。

ものによっては@Archivesに移動するものもありますし、プロジェクトに取り込まれるものもあります。

ただ、だいたいはノラのメモファイルです。

@Inboxよりさらにライトで、プロジェクト化されるかすらよくわからないものがここにどんどん作られていきます。

@Working

現在進行中のプロジェクトを管理します。

@Archivesに格納しているプロジェクトフォルダへのリンクを作って、ここに置いてます。

プロジェクトが完了したら、そのリンクを削除します。

そうすることで、@Working内をぱっと見ることで、今進行中のプロジェクトはどんなものがあるのかわかるようになります。

多くの場合、ここからアクセスすれば今必要なファイルにたどり着けます。

こんな感じになります。

新ファイル管理方法 @Working

ファイルのライフサイクル

このファイル管理システムでは、ファイルのライフサイクルはおおよそ次のようになります。

  1. @Inbox (@Drafts)で作業をはじめる
  2. @Archives-2018に移動する
  3. フォルダ、ファイルへのリンクを@Worksに作成

ファイルやフォルダをあまり移動することがないので、オペレーションも簡単です。

最後には@Archivesに入っているので、ファイルが無くなることはまずありません。

あとは、ファイル/フォルダ検索するときに見つけやすい名前をつけられれば、ロストする可能性はさらに低くなります。

ファイル/フォルダ名に日付を入れるのをオススメしているのはその1つのアイデアです。

EvernoteとかOneNoteとか使わないのか

こうした文書管理をしていると、EvernoteやOneNoteのような文書管理のためのツールを使わないのか、という話にもなります。

ぶっちゃけ、このファイル管理の仕組みにしたらいらないです。

なんとなく便利機能があって使っていますが、案外便利機能なんて使ってなかったので、、、

EvernoteやOneNoteなどに合わせると、そのツールが改悪されて使いものにならなくなったころに困るので、結局は自分でファイル管理することに落ち着いてきた感じです。

もちろんEvenoteもOneNoteも使い続けていますが、Evernoteは有料会員の期間が終わったので使わなくなりそうだし、OneNoteも微妙な感じなのでいつまで使うかな、と思っています。

今やドライブ内の全ファイル検索もミリ秒単位で出てくるし、あえてツールで管理するほどでもなくなったかな、と。

おわりに

シンプルで強力なファイル管理方法の紹介をしました。

この管理方法を採用してから半年以上経ちます。

最初はルールがこれまでと違いすぎて軽く混乱しましたが、数週間で慣れ、ファイルのハンドリングがとてもやりやすくなりました。

古いファイルを探すときも、知りたい情報をGoogleで検索するようにファイル検索するようになってきて、効率が上がってきている感じがします。

新しくファイルを作っていくときのストレスがなくて、取り掛かりが早くなりました。

なお、新たなファイルを作るときから新ファイル管理のルールに乗せていて、まだ昔のファイル管理方法で格納したファイルも残っています。

過去のファイルにアクセスする用事があったら、新ファイル管理に移行していってる感じ。

急いでやるものでもなし、古いファイルはじわじわ動かしていくつもりです。

[米国NLP協会認定 NLPトレーナー、NLPコーチングトレーナー]
長野と東京の2拠点生活をしながら、より自由で豊かな人生を模索しています。
フリーランスシステムエンジニアとして、企業様向けにはプロジェクトマネージャや新入社員研修の講師 (Javaプログラミング研修など)を行っています。
また、個人の方向けにはコーチングやカウンセリングを行っており、本ブログやメルマガの執筆、ラジオ出演、セミナーなどを通じて、「すべての人がより自由で豊かな人生を」送るサポートをしています。
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